Vous avez des piles de courrier près de l’îlot de cuisine ? Un placard rempli de documents fiscaux, de manuels de produits et de vieilles lettres d'amour ? Vous ne savez pas où se trouve votre carte de sécurité sociale ? Il est probablement temps d'organiser vos papiers et documents.
Si cela vous fait peur, ne vous inquiétez pas. Kacy Payé a des conseils. Elle travaille comme organisatrice professionnelle depuis plus de deux décennies et se spécialise dans l'aide aux clients pour gérer l'encombrement papier.
La clé pour rendre le processus moins pénible ? Ne vous sentez pas obligé de vous précipiter ou de vous organiser d'une certaine manière. « Vous contrôlez votre travail et c'est à vous de décider à quelle vitesse vous souhaitez le terminer », dit-elle.
Commencez par la pile de paperasse la plus proche
Lorsque vous commencez à gérer le fouillis de papier, ne vous inquiétez pas encore de ce qui est caché dans le garage ou dans le placard de votre bureau. Concentrez-vous sur le tri de ce qui est entassé autour de votre bureau ou de votre table à manger. « Les documents et les actions en feu ont tendance à être les plus proches de nous », explique Paide.
Séparez tous ces documents en deux piles : actives et inactives. Actif nécessite un suivi, comme passer un appel ou payer une facture. Inactif ne le fait pas. Cela inclut les reçus, les actes de naissance et les objets sentimentaux, comme une carte de Saint-Valentin de votre mère. Allez-y et classez vos documents inactifs ou mettez-les de côté lorsque vous aurez un peu plus de temps pour les examiner de plus près.
Indiquez clairement la date d'échéance sur vos documents actifs. Paide aime écrivez-le en gras avec un marqueur permanent sur un post-it, puis attachez-le au document. Cette tactique peut rapidement vous aider à identifier ce qui doit être fait et quand. Soyez aussi précis que possible en ce qui concerne la date limite – comme dans « dû avant le 15 novembre » ou « commencer au plus tard le 12/1 » – sinon « urgent » ou « dû maintenant » commenceront à perdre leur sens, suggère Paide.
Créez un système de classement qui vous convient
Il existe de nombreux types de documents qui doivent être sauvegardés. Actes de naissance et passeports ; manuels de produits pour le four et le réfrigérateur ; documents fiscaux; dossiers médicaux.
Ranger ces objets peut être aussi simple ou aussi complexe que vous le souhaitez. Alphabétiser, coder par couleur, créer des étiquettes – ou pas. Le meilleur système de classement est celui que vous utiliserez réellement. Cela dit, Paide a certaines préférences.
Mettez vos documents les plus importants, comme vos passeports et votre acte de mariage, dans un dossier aux couleurs vives. De cette façon, ils sont faciles à repérer. Quant à savoir où les placer, Paide préfère qu'ils soient un « serre-livres pour votre système de classement ». Placez le dossier à l'avant ou à l'arrière d'une boîte de classement, par exemple, afin de ne pas avoir à parcourir des piles de papier pour y accéder.
Vous n'avez pas besoin de matériel sophistiqué pour vous organiser. Paide préfère utiliser de simples dossiers pour organiser ses papiers et aime étiqueter ces dossiers avec des notes autocollantes écrites avec des marqueurs permanents. De cette façon, elle peut réutiliser les dossiers au cas où elle changerait d’avis sur la façon dont elle souhaite trier les choses. Elle aime aussi acheter de jolies boîtes de classement pour ses documents et les ranger dans des étagères. « Ensuite, vous avez ce système de classement visuel qui est également beau et accessible », explique Paide.
Détruisez ou abandonnez ce dont vous n'avez pas besoin
Tous les documents n’ont pas besoin d’espace dans les tiroirs de votre bureau. Si vous n'êtes pas sûr de conserver ou non quelque chose, demandez-vous : dans quelles circonstances devrais-je produire ce document ? Paide partage plus de conseils sur la façon de lâcher prise.
Vous n'avez pas besoin de tout déchiqueter. Certaines personnes ont l'impression « de devoir tout détruire avec leur nom et leur adresse pour bien dormir la nuit », explique Paide. Mais vous n’êtes vraiment pas obligé. Selon la Federal Trade Commission, détruisez tout ce qui contient des informations sensibles pour vous protéger contre le vol d'identité. Cela inclut les numéros de compte, les dates de naissance, les mots de passe et les codes PIN, les signatures ou les numéros de sécurité sociale. Mais bien sûr, déchiquetez à votre convenance.
Demandez à un membre de votre famille ou à un ami de vous aider à trier les documents sentimentaux ou difficiles. Cela inclut les vieilles lettres, les papiers de divorce ou les cartes de vœux. Lorsque vous parcourez ces documents, « exprimez vos pensées » à leur sujet, dit Paide. D'après son expérience, les gens arrivent à des conclusions quant à savoir s'il faut conserver ou jeter ce papier « à une vitesse choquante ».
Vous n’êtes pas obligé de désencombrer ou de vous débarrasser de votre papier d’un seul coup. Commencez petit si vous le devez, consacrez 25 minutes à la fois, dit Paide. Et n’oubliez pas que l’organisation est un processus continu qui nécessitera du maintien et des changements.
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